Lors de la réalisation de projets urbains complexes où différentes opérations coexistent, la coordination entre chantiers est indispensable pour garantir la livraison des opérations dans les délais tout en limitant les impacts sur les activités locales et le fonctionnement du quartier.

Le rôle de l’OPC IC est de déployer des moyens de suivi, d’anticipation et de reporting pour :

► Anticiper les difficultés ou dérives,
► Repérer les risques inter-opérations et piloter leur traitement afin d’en minimiser les impacts potentiels,
► Maintenir des liens constants entre les maîtres d’ouvrages et les différents intervenants afin :
– D’avoir une vision globale des enjeux plannings et spatiaux des différentes opérations du périmètre d’étude,
– De proposer et faire vivre des outils de suivi permettant aux MOA, maîtres d’œuvre, entreprises, concessionnaires, … d’avoir une vision précise de l’avancement des opérations et contraintes à venir sur le site,
– De fédérer toutes les parties pour faire émerger les solutions organisationnelles partagées par tous.
► Optimiser le déroulement des opérations de construction et d’aménagement et ainsi assurer le respect des délais et du budget prévisionnel validés par le maître d’ouvrage.

Notre vision de l’OPC IC

Plus qu’un outil de coordination et de pilotage des études et/ou chantiers, nous pensons que l’OPC IC génère et fait vivre les outils qui permettent à nos clients de disposer en continu d’informations cohérentes sur l’évolution des projets dans le temps et dans l’espace. Notre expérience sur ce type de mission nous a conduit à constater que les questions liées à la gouvernance inter-opérations revêtent également un enjeu fort.

Nous sommes particulièrement vigilants :

► Au respect des rôles de chacun : primordial dans tout acte de construction, autant en termes décisionnels que de choix techniques. Notre expérience et notre savoir-faire prennent en compte ces considérations importantes qui permettent de convier les bons interlocuteurs aux réunions impliquant de multiples intervenants.
► À la gestion des interfaces organisationnelles : la connaissance mutuelle des fonctionnements d’autrui est également une composante essentielle de la réussite de la gestion des relations inter-projets.

Un OPC IC doit, sur des opérations complexes, être attentif aux points suivants :
– Chaque intervenant – MOA, MOE, entreprise et concessionnaire – a son propre mode de fonctionnement et ses contraintes. Les connaitre et les partager contribue à anticiper les communications et jalons de chacun.
– Il est nécessaire de respecter les responsabilités financières, techniques et décisionnelles de chaque intervenant lors de la mise au point de solutions partagées afin que chacun y adhère,
– Il est nécessaire de maintenir un lien commun de planification entre les intervenants afin que chacun se sente responsabilisé sur ses propres travaux et ses propres délais. À travers des points et échanges systématiques, il est primordial d’avoir une vision des chantiers à moyen terme pour mettre en place rapidement les solutions les plus adéquates devant les aléas qui ne manqueront pas d’apparaître.

D’un point de vue technique, nous sommes vigilants sur :

► L’ensemble des problématiques dimensionnelles, altimétriques et réseaux, nécessitant une continuité technique efficiente,
► La coordination avec des concessionnaires qui ont aussi des contraintes administratives internes conduisant à des délais de réaction minimum, difficilement contractables,
► La réalisation coordonnée des chantiers (installations, grues, accès, gestion des livraisons, gestion des accès, déplacement des clôtures …),
► Les interactions fonctionnelles entre les chantiers (opérations « à tiroir ») mais aussi des besoins en implantation variables, comme pour les terrassements de bâtiment en limite de propriété ou encore des livraisons ou stockages spéciaux.
Enfin, la prise en compte des habitants du quartier dans lequel les travaux s’inscrivent doit faire l’objet d’une attention de tous les instants. Ainsi, il appartient à l’OPC IC de faire prendre les dispositions nécessaires aux différents acteurs afin de maintenir la qualité de vie des riverains, et de veiller à ce qu’elles soient effectivement déployées.

Nous veillons donc à ce que :

► L’impact des travaux soit réduit au maximum sur leur environnement immédiat,
► Les circulations à l’échelle du quartier et à ses abords immédiats puissent être maintenues, y compris avec adaptations,
► Le cas échéant la communication auprès des habitants puisse être régulièrement assurée en stabilisant au travers de rendu communiquant le phasage des opérations à moyen terme.

Des missions adaptées aux enjeux et objectifs de chaque opération

Nous apportons notre expertise de coordination inter chantiers développée sur des opérations diverses et d’envergure pour lesquelles nous avons développé des outils éprouvés en termes de planification et de pilotage de projet.

Elles couvrent généralement les champs suivants :

Pilotage général de la mission :
– Mise en place d’un annuaire de l’ensemble des intervenants.
– Établissement d’un organigramme rappelant l’implication de chaque structure et ses relations avec les autres.
– Rédaction le cas échéant d’un document cadre de la coordination définissant les principes pour réussir la coordination.

Mise en cohérence technique des projets en interface :
– Récolement et analyse des données liées à chaque projet unitaire.
– Établissement de documents permettant de synthétiser les données collectées et analysées : plan de repérage des opérations, fiches d’opération, planning général présentant l’ordonnancement général des projets, carnet de phasage prospectif, …
– Analyse des interfaces techniques entre les projets en interfaces.
– Organisation et animation des réunions techniques pour résoudre les problèmes d’interface identifiés, établissement des compte rendus reprenant les sujets traités et actions à mener par les différents intervenants.
– Suivi du règlement des sujets d’interfaces à l’aide d’outils dédiés.
– Mise à jour à fréquence régulière des différents documents de suivi.
– Information régulière sur l’avancement de la mission au donneur d’ordre.

Coordination des travaux
– Établissement et mises à jour régulières d’un carnet de phasage technique détaillé : synthèse des PIC, implantations et gabarits laissés aux usages de la vie de quartier, stade d’avancement des opérations (« livré / en cours »).
– Réalisation et suivi de plannings généraux et détaillés.
– Organisation et animation de réunions régulières techniques ou de coordination entre maitrises d’ouvrage, maîtrises d’œuvre, entreprises, concessionnaires, autres services techniques publics, qui traiteront selon les cas de sujets techniques (réseaux, nivellement…), organisationnels (gestion des interfaces entre chantiers, gestion des circulations, gestion des riverains, information des habitants…), de planning. Établissement des compte rendus avec actions à mener.
– Organisation et animation de réunion de reporting régulier avec le donneur d’ordre, afin de présenter l’analyse de l’évolution du planning général de l’opération, l’identification des sujets critiques avec proposition de plan d’action pour aider à la décision du MOA quant aux actions correctives à engager.
– Visites sur site assorties de l’émission d’un rapport photographique permettant d’informer sur l’avancement des opérations et de s’assurer de la mise en œuvre des dispositions convenues lors des réunions.